Lista BOM w zapytaniu ofertowym: co zawrzeć, żeby szybko dostać dokładną wycenę
Większość wolnych wycen nie wynika z winy dostawcy, tylko z listy. Ucięty numer katalogowy, brak napięcia cewki albo ilość w złej jednostce oznaczają pytanie mailem, czekanie na odpowiedź i drugą rundę wyceny. Przy 80 pozycjach dwugodzinna praca zamienia się w tydzień.
Poniżej lista kontrolna, którą dalibyśmy nowej osobie w dziale zakupów. Jeśli ją zastosujesz, dostawca wyceni każdą pozycję za pierwszym razem.
Co to jest lista BOM
BOM (bill of materials), czyli lista materiałowa, to pełne zestawienie komponentów potrzebnych do zbudowania rozdzielnicy, maszyny albo instalacji: producent, numer katalogowy, opis i ilość dla każdej pozycji. Przygotowuje ją zwykle projektant albo dział zaopatrzenia.
Kolumny, które powinna mieć lista
| Kolumna | Po co |
|---|---|
| Lp. | Żeby obie strony mówiły o „pozycji 23", a nie przepisywały numerów |
| Producent | Ten sam kod może istnieć u dwóch marek |
| Pełny numer katalogowy | Najważniejsze pole (o tym niżej) |
| Opis | Pozwala wychwycić literówkę w numerze |
| Ilość i jednostka | Sztuki, metry czy opakowania - zaciski i tulejki często sprzedaje się w opakowaniach |
| Zamienniki? | Tak / nie / tylko ta sama marka |
| Wymagane dopuszczenia | np. UL na rynek Ameryki Północnej, ATEX do stref zagrożonych wybuchem, świadectwa morskie |
| Uwagi | Wersja, firmware, kolor, wszystko, na czym zależy projektantowi |
Krótki przykład z prawdziwego projektu przemysłowego:
| Lp. | Pozycja | Marka | Nr katalogowy | Ilość |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Sterownik PLC CPU S7-1200, 8DI/6DO, Ethernet | Siemens | 6ES7212-1BE40-0XB0 | 1 |
| 2 | Panel HMI PanelView 800, 7", dotykowy | Allen-Bradley | 2711R-T7T | 1 |
| 3 | Czujnik ciśnienia 0-10 bar, 4-20 mA | IFM | PN7004 | 2 |
| 4 | Stycznik 3P, 9 A, cewka 230 V AC | Schneider Electric | LC1D09P7 | 3 |
| 5 | Zasilacz QUINT 24 V / 10 A | Phoenix Contact | 2904617 | 1 |
Pełny numer katalogowy
Pełny kod zamówieniowy zawiera informacje, których często brakuje w opisie. W styczniku Schneider Electric TeSys D końcówka oznacza napięcie cewki: LC1D09P7 ma cewkę 230 V AC. Jeśli wyślesz samo „LC1D09", dostawca musi dopytać albo zgadywać. Podobnie z kodami Siemensa, gdzie ostatnie znaki określają wariant, oraz z kolorami i długościami akcesoriów.
Trzy pułapki Excela, które widzimy co tydzień:
- Kody zamienione na liczby. Excel usuwa zera z początku i potrafi zamienić długi kod na zapis wykładniczy. Przed wklejeniem ustaw kolumnę numerów jako tekst.
- Kody zamienione na daty. Krótkie kody z myślnikiem lub ukośnikiem potrafią stać się datą. Rozwiązanie to samo.
- Scalone komórki i ukryte wiersze. Psują sortowanie i filtry po stronie dostawcy. Jedna pozycja w jednym wierszu, bez scalania.
Napisz jasno, co akceptujesz
Kolumna „zamienniki" oszczędza najwięcej pieniędzy i czasu, ale tylko wtedy, gdy jest szczera. Jeśli projektant odrzuci wszystko poza wskazaną marką, napisz to - inaczej dostaniesz tańszą ofertę, z której nie skorzystasz. Jeśli zamienniki są dopuszczalne, napisz, na jakich warunkach: ta sama funkcja i wymiary, te same certyfikaty, ta sama rodzina produktów.
Przy jednej modernizacji zakładu BOM integratora przekraczał budżet o 10-15%. Po dopuszczeniu zamienników w wybranych pozycjach całość potaniała o 9,5%, a niektóre pozycje nawet o 30%, i komplet dotarł w 4 tygodnie. To działa tylko wtedy, gdy kupujący z góry zdecyduje, gdzie elastyczność jest możliwa.
Napisz o dostawie
Cena bez terminu to pół oferty. Dodaj:
- wymagany termin dostawy na miejsce i czy akceptujesz dostawy częściowe,
- adres dostawy i preferowane Incoterms (np. EXW, FCA, DAP),
- przy eksporcie: kraj przeznaczenia i odbiorcę końcowego. Część produktów automatyki podlega unijnym przepisom o towarach podwójnego zastosowania (rozporządzenie (UE) 2021/821) albo kontroli sankcyjnej, a dostawca potrzebuje tych informacji przed wyceną, nie po niej.
Wyślij to, co masz
Plik nie musi być idealny. Lista w Excelu lub CSV jest najszybsza, ale PDF albo skan wydrukowanego BOM-u rozdzielnicy też wystarczy. Lepiej wysłać dziś i odpowiedzieć na dwa pytania niż tydzień porządkować tabelę.
Co powinna zawierać dobra oferta
Dla każdej pozycji: cenę, termin, miejsce, gdzie leży towar, stan (nowy, oryginalne opakowanie), zamiennik wyraźnie oznaczony obok oryginału, ważność oferty i warunki dostawy. Jeśli jakiejś pozycji brakuje albo jest „na zapytanie", zapytaj dlaczego, zanim zamówisz resztę.
Jak pracujemy z listami BOM
Wyślij listę w obecnej postaci na info@gpenergia.com.pl albo przez formularz kontaktowy. Sprawdzamy każdą pozycję, oznaczamy zamienniki tam, gdzie się przydadzą, i często odpowiadamy w ciągu 1-6 godzin. Więcej o zaopatrzeniu wg listy BOM.
Najczęstsze pytania
Co to jest lista BOM w automatyce i elektrotechnice?
BOM (bill of materials, lista materiałowa) to pełne zestawienie komponentów potrzebnych do zbudowania rozdzielnicy, maszyny lub instalacji: producent, numer katalogowy, opis i ilość dla każdej pozycji.
W jakim formacie wysłać BOM do wyceny?
Najlepiej Excel lub CSV, z kolumną numerów katalogowych ustawioną jako tekst. PDF albo skan też wystarczy, ale arkusz wycenia się szybciej.
Dlaczego pełny numer katalogowy jest tak ważny?
Końcówka kodu określa wariant. W styczniku Schneider TeSys D „P7" oznacza cewkę 230 V AC. Bez niej dostawca musi dopytać albo zgadywać.
Czy dopuszczać zamienniki w liście BOM?
Tylko tam, gdzie projektant naprawdę je zaakceptuje. Oznacz każdą pozycję: tak, nie albo tylko ta sama marka. Uczciwa elastyczność w wybranych pozycjach potrafi wyraźnie obniżyć koszt i skrócić termin.
Co dopisać przy zamówieniu eksportowym?
Kraj przeznaczenia, odbiorcę końcowego i preferowane Incoterms. Niektóre produkty wymagają kontroli eksportowej lub sankcyjnej przed wyceną.
Źródła
- Schneider Electric TeSys D, kod cewki P7 = 230 V AC 50/60 Hz (katalog producenta, np. karta LC1D09P7 na se.com)
- Kontrola eksportu towarów podwójnego zastosowania: rozporządzenie (UE) 2021/821
